7 consejos para organizar eventos impecables

Con la primavera en modo “ON” y el verano acercándose trepidantemente son muchísimos los eventos y actos los que copan cualquier rincón del planeta. Para organizar eventos hay que tener muy claros algunos trucos, que lograrán que el resultado sea un éxito rotundo.

Cualquier acto, ya sea un evento deportivo, un espectáculo musical, una boda, una comunión, una fiesta o un acto municipal, requiere cierta organización. Para ello, es importante tener claros algunos aspectos sustanciales, que marcarán la calidad del evento. Sin duda, rodearte de los mejores proveedores es uno de los principales aciertos.

Hoy analizamos algunos consejos para organizar eventos de forma muy profesional de la mano de IGM Escenarios. Se trata de una empresa española, especializada en la venta y alquiler de escenarios, gradas, tarimas y carpas para todo tipo de espectáculos y actos.

Organizar eventos como un profesional

1. Planificación

La planificación es lo más importante para organizar eventos exitosos. Antes de contactar con proveedores o enviar las invitaciones debes de tener muy claro cuál es tu objetivo. Es importante saber si vas a necesitar escenarios, tarimas, carpas, gradas, catering, etc.

Por ejemplo, si durante el evento va a haber una actuación musical es importante contratar una empresa que te instale un escenario seguro y adaptado a tus necesidades. Si va ha haber algún tipo de espectáculo deportivo o los invitados son muy numerosos, unas gradas harán que el triunfo sea real.

2. Proveedores

No vale contactar con cualquier proveedor para organizar eventos de calidad. Además de echar un vistazo a los precios y presupuestos hay que valorar la seriedad de la empresa a la que contratamos y si cumple con toda la normativa de seguridad. Todo suma y a veces tendemos a quedarnos solo con el presupuesto.

IGM Escenarios puede convertirse en tu proveedor de confianza para instalar gradas, escenarios, carpas o tarimas en cualquier lugar. Trabajan en toda España (también en las islas) y sus más de 10 años de experiencia les avalan como una empresa líder en el sector.

3. El plan B

Cuando comienzas a organizar eventos te das cuenta de que no todo sale siempre como está previsto. Así que siempre hay que tener un plan B (a veces C) para solventar diversas situaciones. Imaginemos que tienes una fiesta al aire libre y el parte meteorológico es favorable, pero el tiempo está loco y se pone a llover. En este caso, tener el contacto de un proveedor de confianza que te pueda instalar una carpa rápidamente es importantísimo.

4. Presupuesto

Hemos dicho que el presupuesto no es lo más importante, pero también suma. Debes de tener un presupuesto preestablecido para que no se vaya de madre el evento. Trabaja en función a las diferentes partidas de gastos y juega con los números para no pasarte. Eso sí, nunca escatimes en seguridad.

5. Tiempos

Establece de antemano la duración del evento y plantea tiempos lógicos para cada acto que se vaya a llevar a cabo. De esta forma todo será mucho más fluido y sencillo.

6. Temática

Cada fiesta o evento debe de seguir un tema que potencie los objetivos a cumplir. Tenlo muy claro desde el principio para que todo lo que vayas contratando u organizando gire en torno a la misma temática. Si hay un dress code para los asistentes cerciórate de que se deja muy claro en las invitaciones.

7. Asistentes

Las invitaciones son importantes, pero todavía lo es más el número de personas que va a acudir a tu evento. Tendrás que enviar invitaciones y configurar las listas de invitados finales con el suficiente tiempo para que puedas terminar de organizar todo sin sufrimientos. Es posible que invites a 200 personas, pero solo tengas confirmación de 150.

8. Detalles

Todos los detalles suman cuando se va a organizar eventos de calidad. Por lo tanto, deberás prestar mucha atención a cada uno de ellos. Recuerda que tienes que pensar en todo y planificar hasta que cada cosa esté perfectamente controlada. Rodéate siempre de proveedores de calidad, como IGM Escenarios, para que el éxito esté garantizado.

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